For mange virksomhedsejere er bogholderiet en nødvendig del af driften, men også en opgave, der kan tage meget tid. Bilag skal registreres, bankkonti skal afstemmes, moms skal håndteres, og regnskabet skal løbende holdes opdateret. Derfor vælger flere virksomheder at outsource hele eller dele af deres bogholderi til en ekstern samarbejdspartner.
Men hvordan fungerer outsourcing af bogholderi egentlig? Hvad overtager den eksterne bogholder, hvordan foregår samarbejdet, og hvad skal virksomheden selv stå for?
I denne artikel gennemgår vi, hvad outsourcing af bogholderi indebærer, hvordan processen typisk foregår, og hvilke ting du bør overveje, hvis du overvejer at få ekstern hjælp til virksomhedens bogføring.
Hvad betyder outsourcing af bogholderi?
Outsourcing af bogholderi betyder, at virksomheden overlader hele eller dele af de løbende bogføringsopgaver til en ekstern virksomhed eller bogholder.
I stedet for selv at håndtere alle regnskabsopgaver internt får virksomheden en professionel samarbejdspartner til at udføre arbejdet.
Det kan eksempelvis være:
- Løbende bogføring
- Registrering af bilag
- Bankafstemning
- Debitor- og kreditorstyring
- Momsafstemning
- Håndtering af leverandørfakturaer
- Klargøring til årsregnskab
- Økonomiske rapporter
- Lønbogføring
Det er ikke nødvendigvis hele bogholderiet, der bliver outsourcet. Virksomheden kan vælge en løsning, hvor den selv står for nogle opgaver, mens en ekstern bogholder håndterer resten.
Læs mere om bogholderi her:
Hvordan fungerer outsourcing af bogholderi i praksis?
Et outsourcingforløb begynder normalt med en gennemgang af virksomhedens eksisterende bogføring.
Her bliver det afklaret, hvilke opgaver der skal løses, hvilket regnskabssystem virksomheden anvender, hvor mange bilag der normalt er, og hvordan materialet skal afleveres.
Når arbejdsfordelingen er fastlagt, kan den løbende bogføring begynde.
Virksomheden sender eksempelvis fakturaer, kvitteringer og andet relevant regnskabsmateriale digitalt til bogholderen. Den eksterne bogholder registrerer herefter materialet i virksomhedens bogføringssystem og sørger for de aftalte opgaver.
Det kan ske løbende gennem måneden eller efter en aftalt rytme.
På den måde bliver bogholderiet en fast proces frem for en opgave, som virksomhedsejeren skal forsøge at finde tid til, når der bliver et ledigt øjeblik.
Hvilke opgaver kan outsources?
Der er stor forskel på, hvor meget virksomheder vælger at outsource.
En mindre virksomhed kan eksempelvis have behov for hjælp til den almindelige bogføring, mens en større virksomhed kan have brug for en mere omfattende løsning.
Den eksterne bogholder kan blandt andet hjælpe med at registrere køb og salg, afstemme bankkonti, følge op på debitorer og kreditorer samt gøre regnskabet klar til den videre rapportering.
Moms kan også være en del af aftalen. Det er dog vigtigt, at virksomheden og den eksterne samarbejdspartner på forhånd aftaler, hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver og indberetninger.
Det kan skabe en mere overskuelig arbejdsdeling og mindske risikoen for, at en opgave bliver glemt.
Hvem har ansvaret for bogføringen?
Outsourcing betyder ikke nødvendigvis, at virksomhedens ansvar forsvinder.
Virksomheden er fortsat ansvarlig for, at bogføringen og regnskabsmaterialet håndteres efter de gældende regler. Derfor er det vigtigt at vælge en samarbejdspartner, der har styr på både bogføring, dokumentation og relevante krav.
Ved digital bogføring gælder der samtidig særlige regler. Erhvervsstyrelsen oplyser, at hvis en virksomhed har en ekstern bogholder, er det den eksterne bogholders ansvar at anvende et digitalt bogføringssystem, der overholder de relevante krav, og at opbevare de krævede bilag i systemet. Virksomheden har samtidig ansvaret for at give bogholderen det relevante regnskabsmateriale.
Det er derfor vigtigt, at begge parter ved, hvad de hver især har ansvaret for.
Digital bogføring gør outsourcing lettere
En stor del af outsourcing af bogholderi foregår i dag digitalt.
Bilag kan sendes elektronisk, fakturaer kan håndteres digitalt, og bogholderen kan arbejde direkte i virksomhedens bogføringssystem uden at være fysisk til stede i virksomheden.
Erhvervsstyrelsen beskriver et digitalt bogføringssystem som et system, der blandt andet kan registrere virksomhedens transaktioner og opbevare registreringerne og de tilhørende bilag.
Der findes både registrerede og ikke-registrerede digitale bogføringssystemer. For registrerede systemer har Erhvervsstyrelsen kontrolleret, om systemet lever op til de relevante krav.
Det betyder, at en virksomhed kan have en digital bogføringsløsning, hvor den eksterne bogholder kan arbejde løbende med regnskabet, uanset hvor bogholderen fysisk befinder sig.
Fordele ved outsourcing af bogholderi
Der kan være flere fordele ved at outsource bogholderiet.
Du sparer tid
Bogføring kan være tidskrævende, især når virksomheden har mange bilag og transaktioner. Ved at få en ekstern partner til at håndtere opgaven kan virksomhedsejeren bruge mere tid på kunder, salg og den daglige drift.
Du får adgang til faglighed
Bogføring er en opgave, der kræver kendskab til regnskab og de relevante regler. Med en professionel samarbejdspartner får virksomheden adgang til personer, der arbejder med økonomi og bogføring til daglig.
Du får et bedre økonomisk overblik
Når bogføringen bliver lavet løbende, er det lettere at følge virksomhedens økonomiske udvikling. Et opdateret regnskab kan blandt andet give bedre indsigt i omsætning, udgifter, resultat og likviditet.
Du undgår at ansætte en intern bogholder
For mindre virksomheder kan det være dyrt eller unødvendigt at ansætte en medarbejder på fuld tid til bogholderi. Outsourcing giver mulighed for at købe den hjælp, virksomheden faktisk har brug for.
Hvornår giver outsourcing mening?
Der er ikke en bestemt virksomheds størrelse, der afgør, hvornår outsourcing af bogholderi er relevant.
For en nystartet virksomhed kan ekstern hjælp være en måde at få etableret gode rutiner fra begyndelsen. For en etableret virksomhed kan outsourcing blive relevant, når antallet af bilag vokser, eller når ejeren bruger for meget tid på administrative opgaver.
Det kan også være aktuelt, hvis virksomheden oplever vækst og får flere kunder, leverandører eller medarbejdere.
Et tydeligt tegn kan være, at bogføringen konstant bliver udskudt. Hvis regnskabet først bliver opdateret flere måneder efter, at transaktionerne er foretaget, bliver det vanskeligere at bruge tallene aktivt i virksomhedens økonomistyring.
Hvad skal virksomheden selv gøre?
Selvom bogholderiet outsources, skal virksomheden stadig levere det nødvendige materiale til bogholderen.
Det kan eksempelvis være:
- Salgsfakturaer
- Leverandørfakturaer
- Kvitteringer
- Kontoudtog
- Oplysninger om betalinger
- Dokumentation for udlæg
- Andre relevante bilag
Det er en fordel at have en fast rutine for aflevering af materialet.
Hvis bilagene kommer ind løbende og er nemme at identificere, bliver det lettere for bogholderen at holde regnskabet opdateret.
Hvad koster outsourcing af bogholderi?
Prisen afhænger af virksomhedens behov.
En virksomhed med få månedlige bilag vil typisk have et mindre bogføringsbehov end en virksomhed med mange daglige transaktioner. Prisen kan også afhænge af, om bogholderen kun skal stå for den løbende bogføring, eller om opgaven også omfatter eksempelvis moms, afstemninger, løn og klargøring til årsregnskab.
Derfor bør man ikke kun se på prisen for selve bogføringen. Det er også relevant at undersøge, præcis hvilke opgaver der er inkluderet, hvor ofte bogføringen bliver opdateret, og hvordan samarbejdet foregår.
Hvad skal du være opmærksom på ved outsourcing?
Inden du outsourcer bogholderiet, er det en god idé at få klare aftaler om ansvar og arbejdsopgaver.
Spørg blandt andet ind til:
- Hvem der bogfører bilagene
- Hvor ofte bogføringen opdateres
- Hvem der laver bankafstemning
- Hvem der håndterer moms
- Hvordan bilag afleveres
- Hvilket bogføringssystem der anvendes
- Hvordan virksomheden får adgang til regnskabet
- Hvem der kontaktes ved spørgsmål
Det er også en god idé at aftale, hvordan samarbejdet håndterer ferie, sygdom og perioder med ekstra travlhed.
Outsourcing af bogholderi kan frigive tid
Så hvordan fungerer outsourcing af bogholderi? Kort fortalt fungerer det ved, at virksomheden overlader aftalte bogføringsopgaver til en ekstern specialist, som håndterer dem løbende på virksomhedens vegne.
Virksomheden leverer det nødvendige materiale, mens den eksterne bogholder står for de aftalte regnskabsopgaver.
For mange virksomheder kan det være en praktisk måde at få mere struktur i økonomien uden at skulle opbygge en intern bogholderifunktion. Samtidig kan et løbende og opdateret bogholderi give virksomhedsejeren et bedre grundlag for at følge økonomien og træffe beslutninger.
Det vigtigste er at finde en løsning, hvor arbejdsfordelingen er tydelig, systemerne fungerer, og bogføringen bliver håndteret løbende. På den måde kan outsourcing af bogholderi blive en integreret del af virksomhedens økonomistyring.
Læs mere inde på flair regnskab her: