Som virksomhedsejer er du forpligtet til at dokumentere dine indtægter og udgifter korrekt. Her spiller bilag en central rolle. Men hvad er et bilag egentlig, og hvor længe skal du gemme det? I denne guide får du svarene.
Hvad er et bilag?
Et bilag er dokumentation for en økonomisk transaktion i din virksomhed. Det kan fx være:
- En faktura
- En kvittering
- En kontoudskrift
- En lønseddel
- En betalingsbekræftelse
Bilag bruges som dokumentation i din bogføring og som bevis, hvis SKAT eller revisor skal kontrollere regnskabet. Hvert bilag skal kunne kobles til en konkret postering i regnskabet.
Digitale og fysiske bilag
Bilag kan være både fysiske og digitale. Det væsentlige er, at dokumentationen er korrekt og let tilgængelig. Mange moderne regnskabsprogrammer, som Dinero og e-conomic, gør det let at uploade og gemme bilag digitalt.
Hvor længe skal man gemme bilag?
Du skal som udgangspunkt gemme dine bilag i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Det gælder uanset om bilaget er digitalt eller fysisk.
Eksempel: Hvis du har et bilag fra marts 2024, og dit regnskabsår følger kalenderåret, skal bilaget gemmes indtil 31. december 2029.
Hvorfor er det vigtigt at gemme bilag?
- Revision og kontrol: SKAT kan bede om at se bilagene ved kontrol.
- Bogføringspligt: Bilag er en del af bogføringsloven og kravet om dokumentation.
- Sikkerhed: Gemte bilag gør det lettere at redegøre for dine regnskabsposter.
Manglende bilag kan føre til bøder og skatteansættelser på et forkert grundlag, hvis SKAT vurderer, at dine oplysninger ikke er tilstrækkeligt dokumenterede.
Gode råd til bilagshåndtering
- Gem bilag løbende og ikke kun ved årsskifte.
- Brug digitale systemer, der automatisk arkiverer bilag.
- Husk at bilaget skal være læseligt og indeholde nødvendige oplysninger: dato, beløb, modtager/afsender og formål.
Relaterede indlæg
Hvordan kan Flair Regnskab & Revision ApS hjælpe?
Hos Flair Regnskab & Revision ApS hjælper vi dig med at få styr på hele din bogføring, herunder korrekt bilagshåndtering:
- Opsætning af bilagssystem: Vi hjælper med opsætning af digitale bilagssystemer og god praksis.
- Løbende bogføring: Vi sikrer, at dine bilag bogføres korrekt og rettidigt.
- Support og sparring: Har du spørgsmål til dine bilag, står vi klar til at hjælpe.
Kontakt os i dag og få ro i maven omkring din virksomheds dokumentation og regnskab.